Digitalisierungsstrategie der Gemeinde Südlohn

"Südlohn 2030: ländlich, attraktiv und digital im Herzen des Westmünsterlandes"

Die Digitalisierung ist bereits fester Bestandteil der Lebenswirklichkeit der Bevölkerung. Viele Teile des alltäglichen Lebens laufen heute digital ab. Um diesem Wandel gestalten zu können und als öffentliche Verwaltung für die Einwohnerinnen und Einwohner attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben, muss sich die Gemeinde Südlohn diesen digitalen Begebenheiten anpassen und sich dieser Herausforderung stellen. In der digitalen Welt versteht sich die Kommunalverwaltung als Dienstleisterin, die durch Digitalisierung ihrer Leistungen und Angebote den Alltag der Einwohnerinnen und Einwohnern sowie Unternehmen einfacher und effizienter gestalten kann.

Die Digitalisierung der Gemeinde Südlohn hat neben der Orientierung an der Außenwirkung und anderen Bedürfnissen der Einwohnerinnen und Einwohner sowie Unternehmen auch einen internen Charakter. Durch gezielte Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Leistungen, lassen sich Prozesse weiter optimieren und der Ressourceneinsatz noch effizienter gestalten.

Um das Potential der Digitalisierung in seiner Gesamtheit ausschöpfen zu können, ist es von großer Bedeutung, der Vielzahl an einzelnen Digitalisierungsprojekten und -aktivitäten einen einheitlichen Rahmen mit einem gemeinsamen Ziel zu geben. Diesen Rahmen soll die nachstehende Digitalisierungsstrategie der Gemeinde Südlohn bilden. Sie stellt zugleich ein Versprechen nach außen an die Einwohnerinnen und Einwohner sowie Unternehmen und nach innen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dar.

Das Strategiepapier folgt dem gelebten Pragmatismus der Gemeinde Südlohn unter Beachtung der vorhandenen knappen Personalressourcen. Details müssen noch konkretisiert werden, insbesondere muss der Zeitplan der anstehenden Maßnahmen noch verwaltungsintern abgestimmt werden. Es ist geplant, regelmäßig über den aktuellen Stand im Digitalisierungsausschuss (HFA) zu berichten. Die Strategie wurde am 02.11.2022 im Haupt- und Finanzausschuss vorgestellt.

Die Strategie und ensprechende Berichte für den Digitalauschuss finden Sie im Bereich "Downloads und Berichte".

Downloads und Berichte

Am 02.11.2022 wurde im Haupt- und Finanzausschuss (HFA) die Digitalisierungsstrategie: "Südlohn 2030: ländlich, attraktiv und digital im Herzen des Westmünsterlandes" vorgestellt (Siehe hierzu Vorlage 2022/167) und beschlossen, laufend über den Stand der Digitalisierung zu berichten und dazu einen festen TOP im HFA einzurichten.

In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses gab der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste und Zentrale Steuerung, Markus Lask, als verantwortlicher für die verwaltungsinternen Digitalisierungsprozesse und die strategische und operative Führung der IT einen Sachstandsbericht zu einzelnen strategischen Handlungsfeldern der Digitalisierungsstrategie.

Zum Sachstandsbericht vom 08.02.2023 im HFA

Am 02.11.2022 wurde im Haupt- und Finanzausschuss (HFA) die Digitalisierungsstrategie: "Südlohn 2030: ländlich, attraktiv und digital im Herzen des Westmünsterlandes" vorgestellt (Siehe hierzu Vorlage 2022/167) und beschlossen, laufend über den Stand der Digitalisierung zu berichten und dazu einen festen TOP im HFA einzurichten.

In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses gab der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste und Zentrale Steuerung, Markus Lask, als verantwortlicher für die verwaltungsinternen Digitalisierungsprozesse und die strategische und operative Führung der IT einen Sachstandsbericht zu einzelnen strategischen Handlungsfeldern der Digitalisierungsstrategie.

Zum Sachstandsbericht vom 29.03.2023 im HFA

Die Digitalisierungsstrategie der Gemeinde Südlohn: "Südlohn 2030: ländlich, attraktiv und digital im Herzen des Westmünsterlandes" beinhaltet u.a. in Punkt 5. das strategische Handlungsfeld „Modernes Arbeiten“ mit den Unterpunkten „Schulung und Fortbildung“.

Als Maßnahme in diesem Themenbereich hat die Gemeinde Südlohn mit den Auszubildenden Luisa Selting und Aaron Wessels am Projekt Digiscouts® teilgenommen. Das Projekt hat das Ziel, dass Azubis Digitalisierungs- und Nachhaltigkeitspotenziale in Unternehmen aufspüren und als „Digital Natives“ – das sind Personen, "die mit digitalen Technologien aufgewachsen" und in ihrer "Benutzung geübt" sind - gemeinsam mit ihren Vorgesetzten die Ideen dann eigenverantwortlich umsetzen. Sie erweitern ihre digitalen Kompetenzen, arbeiten auf einer digitalen Plattform zusammen, erweitern ihr Wissen mit E-Learning und sammeln Erfahrungen im Projektmanagement. Ausbildende und Azubis werden von erfahrenen Coaches begleitet, vor allem bei der eigentlichen Arbeit im Unternehmen.

Das Projekt Digiscouts® trägt auch zur Attraktivitätssteigerung der Gemeindeverwaltung als ausbildendes Unternehmen bei. Mehr unter www.digiscouts.de .

Die Auszubildenden nahmen sich das Projekt Digitale Mitgliedsakten der Freiwilligen Feuerwehr vor. Getreu dem Motto "Aktensuche leicht gemacht" hat das Azubis-Team die analogen Mitgliedsakten der Freiwilligen Feuerwehr digitalisiert und über das Dokumentenmanagementsystem „Regisafe“ Strukturen für einen einfachen e-Akten-Zugriff geschaffen.

In der Sitzung stellten die Auszubildenden Luisa Selting und Aaron Wessels ihr Projekt vorstellen:

 

Am 02.11.2022 wurde im Haupt- und Finanzausschuss (HFA) die Digitalisierungsstrategie: "Südlohn 2030: ländlich, attraktiv und digital im Herzen des Westmünsterlandes" vorgestellt (Siehe hierzu Vorlage 2022/167) und beschlossen, laufend über den Stand der Digitalisierung zu berichten und dazu einen festen TOP im HFA einzurichten.

In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses gab der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste und Zentrale Steuerung, Markus Lask, als verantwortlicher für die verwaltungsinternen Digitalisierungsprozesse und die strategische und operative Führung der IT einen Sachstandsbericht zu einzelnen strategischen Handlungsfeldern der Digitalisierungsstrategie.

Zum Sachstandsbericht vom 13.09.2023 im HFA

In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 07.02.2024 stellte der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste und Zentrale Steuerung, Markus Lask, als verantwortlicher für die verwaltungsinternen Digitalisierungsprozesse und die strategische und operative Führung der IT, die neu eingeführte Online-Terminreservierung vor.

Zum Sachstandsbericht vom 07.02.2024 im HFA

Weitere Informationen:

Die Gemeinde Südlohn stellt Ihren Bürgerinnen und Bürgern seit dem 15.01.2024 ein modernes Bürger- und Besucherleitsystem zur Verfügung. Mit diesem Softwaresystem können auf der Internetseite der Gemeinde auf einfache Art und Weise Termine für ihr Anliegen aus dem Bereich des Bürgerservice online gebucht werden.

Das eingesetzte Termin-Verwaltungs- und Informations-System (TEVIS) ermöglicht es, bequem und zudem rund um die Uhr, einen personalisierten Termin für das eigene Anliegen zu vereinbaren. Im Programm sind die verschiedenen Leistungen mit den zu erwartenden Bearbeitungszeiten hinterlegt.

Auf notwendige Unterlagen wird direkt bei der Terminbuchung deutlich hingewiesen. Nach Reservierung eines Termins wird eine Bestätigungs-E-Mail zugesandt. Durch Bestätigung eines generierten Links erfolgt die Zusendung einer Terminbestätigung, gemeinsam mit einem QR-Code und einer Terminkennung.

In der Terminbestätigung per E-Mail sind nochmals alle Angaben zu Termin, benötigten Unterlagen und Formular-Links aufgeführt. Sollte der Termin nicht wahrgenommen werden können, besteht hier zudem die Möglichkeit, den vorher gebuchten Termin einfach zu verschieben oder abzusagen.

Mit dem QR-Code können sich die Kunden dann am Anmeldeterminal vor Ort bereits bis zu 15 Minuten vor Terminbeginn registrieren. Dies hat den Vorteil, dass die Kunden bei freien Kapazitäten schon vor dem gebuchten Zeitfenster bedient werden können. Der Aufruf zum Termin erfolgt mittels Terminnummer.

Zusätzlich sind spontane Termine ohne vorherige Terminbuchung möglich. Dazu können am Anmeldeterminal Tickets gezogen werden. Mit diesem Ticket werden die Kunden automatisch eingebucht und können ihr Anliegen mit einer entsprechenden Wartezeit erledigen. Terminbuchungen werden aufgrund der erfolgten Reservierung bevorrechtigt behandelt. Darüber hinaus besteht für Personen, die die digitale Terminbuchung nicht nutzen können, weiterhin die Möglichkeit, Termine telefonisch zu buchen.

"Durch Einbindung dieser Software wird eine zügige, serviceorientierte Bearbeitung im Bürgerservice möglich. Lange Wartezeiten gehören damit zukünftig der Vergangenheit an", so Matthias Lüke, Fachbereichsleiter Ordnung & Soziales. Markus Lask, zuständig für die Digitalisierung im Rathaus, freut sich über einen weiteren Schritt bei der Umsetzung der bestehenden Digitalisierungsstrategie.

Die Online-Terminvereinbarung finden Sie auf der Internetseite der Gemeinde Südlohn unter www.suedlohn.de.

 

 

Pressemitteilungen zur Digitalisierung

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