Ein weiterer Schritt zur „Digitalisierung“ der Gemeindeverwaltung Südlohn: Das vom Kreis Borken und der Gemeinde Südlohn getragene Jobcenter Südlohn stellt in der nächsten Woche auf die digitale Aktenführung („E-Sozialakte“) sowie einen digitalisierten Posteingang und -ausgang um.

Papierakten gehören damit künftig der Vergangenheit an und auch postalisch eingehende Unterlagen werden durch einen zentralen Dienstleister gescannt und elektronisch bereitgestellt. Die Umstellung wirkt sich positiv auf die rund 120 SGB-II-Bedarfsgemeinschaften aus, denn die digitale Akte verbessert in Zukunft den Service deutlich. Die dafür erforderlichen Schritte wurden bereits seit Anfang 2019 durch den Kreis Borken zusammen mit allen Gemeinden im Kreis geplant und schrittweise durchgeführt. Zunächst werden die bestehenden Akten gescannt und in eine Software integriert. Anschließend sind die E-Sozialakten jederzeit mit nur einem Klick verfügbar, sodass Auskünfte künftig schneller gegeben werden können – natürlich immer unter Einhaltung des Datenschutzes. Die betroffenen Bürgerinnen und Bürger sollen dann in der Regel keine Originalunterlagen mehr einreichen, sondern Kopien.

Auch für die Verwaltung ergeben sich positive Aspekte: Die eingereichten Unterlagen werden nach einer Aufbewahrungsfrist von acht Wochen durch den Dienstleister datenschutzkonform vernichtet. Postausgänge werden ebenfalls digital an einen Dienstleister übergeben. Dieser übernimmt das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Zustellen. Für die Empfängerinnen und Empfänger ändert sich dabei nichts. Die Papierflut minimiert sich folglich, sodass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden.

Nach erfolgreicher Umstellung des Jobcenters werden auch die weiteren Abteilungen des Fachbereichs „Soziales“ der Gemeinde (z. B. „Hilfe zum Lebensunterhalt“ sowie „Grundsicherung im Alter“ und bei „Erwerbsminderung nach dem SGB XII“) an die E-Sozialakte angebunden.

Die Mitarbeiter*innen des gemeindlichen Jobcenters sind daher am Mittwoch, 06. und Donnerstag, 07. Oktober 2021 aufgrund der o.g. Einführung und den notwendigen Umstellungsarbeiten für Bürger*innen nicht erreichbar.

Die Gemeinde Südlohn bitte die Bürgerinnen und Bürger um Verständnis.